Presupuesto, proforma, factura: Welche Unterlage sagt was?

Fünf Begriffe, die dir während der Arbeiten begegnen

Presupuesto bezeichnet im Renovierungskontext das Angebot mit vorgesehenem Umfang und Preisbedingungen. Contrato meint die Vereinbarung über die Arbeiten. Diese muss nicht ausschließlich aus einem gesonderten Dokument bestehen, auf dem genau dieses Wort steht. Auch angenommene Angebote und weitere Absprachen können für das Vertragsverhältnis wichtig sein.

Eine proforma ist ein vorbereitendes kaufmännisches Dokument; die eigentliche Rechnung heißt factura. Ein albarán hält gewöhnlich eine Warenlieferung fest. Prüfe bei einer Lieferung, welche Artikel und Mengen tatsächlich ankommen und in welchem sichtbaren Zustand. Die Bestätigung eines Lieferscheins sollte zutreffend sein. Sie ist weder eine Schlussrechnung noch automatisch die Bestätigung, dass der gesamte Umbau fertig und bezahlt ist.

Offizielle Quelle: AEAT · Facturas proforma y documentos preparatorios · BOE · Reglamento de obligaciones de facturación

Kläre den Inhalt vor deiner Zustimmung

Verlasse dich nicht darauf, dass erst eine spätere förmliche Vertragsunterzeichnung Folgen hat. Nach spanischem Vertragsrecht können Angebot und Annahme bereits entscheidend sein. Bevor du zustimmst, sollten Vertragspartner, Leistungsumfang, Preisgrundlagen, Zahlungsbedingungen, Ausschlüsse und das Vorgehen bei Änderungen nachvollziehbar sein. Lass wesentliche Unklarheiten rechtzeitig fachkundig erklären.

Wenn Unterlagen in mehreren Sprachen verwendet werden, klärt vorab, wie unterschiedliche Formulierungen aufgelöst werden und auf welcher Fassung die Vereinbarung beruht. Eine kurze Übersetzung einzelner Wörter beseitigt keine inhaltlichen Widersprüche. Vergleiche auch Maße, Produktcodes und Mengen. Gerade diese Angaben können in scheinbar gleichlautenden Fassungen voneinander abweichen und später unterschiedliche Erwartungen erzeugen.

Offizielle Quelle: BOE · Código Civil: consentimiento y contratos

Gleicher Betrag, unterschiedliche Aussage

Lies jedes Dokument mit einer konkreten Frage: Wird hier etwas angeboten, vorbereitet oder tatsächlich abgerechnet? Die Überschrift ist ein erster Hinweis. Danach müssen Datum, Beteiligte und Leistungsbeschreibung zum Vorgang passen. Eine proforma kann Informationen oder Absprachen belegen, ersetzt nach den Hinweisen der spanischen Steuerverwaltung aber nicht die spätere ordnungsgemäße Rechnung.

Für Rechnungen gelten je nach Rechnungsart unterschiedliche Anforderungen. Bei einer vollständigen Rechnung sind insbesondere die Angaben zu Aussteller und Empfänger, Nummer, Datum, Leistung und Steuerbehandlung relevant. Eine vereinfachte Rechnung hat andere Regeln. Vermeide deshalb die Annahme, jedes Dokument müsse in jeder Situation exakt dieselben Felder besitzen.

Offizielle Quelle: AEAT · Facturas proforma y documentos preparatorios · BOE · Reglamento de obligaciones de facturación · Comunidad de Madrid · Reformas del hogar: documentación y reclamaciones

Die Steuerbehandlung ist keine Übersetzungsfrage

Aus dem Wort reforma lässt sich kein bestimmter Steuersatz ableiten. Für die Steuerbehandlung von Renovierungs- und Reparaturarbeiten gelten Voraussetzungen, die unter anderem Nutzung, Gebäude und Materialanteil betreffen können. Dass du aus dem Ausland kommst oder die Immobilie privat besitzt, genügt allein nicht für eine bestimmte steuerliche Einordnung.

Lass das Angebot klar erkennen, wie Steuern berücksichtigt sind und auf welcher Grundlage. Bei Zweifeln ist eine passende steuerliche Erklärung hilfreicher als ein pauschaler Satz aus einem älteren Ratgeber. Beachte außerdem den Standort: Die steuerlichen Systeme der Kanarischen Inseln sowie von Ceuta und Melilla dürfen nicht ungeprüft mit der IVA-Behandlung auf dem Festland gleichgesetzt werden.

Offizielle Quelle: AEAT · IVA de las obras de renovación o reparación de viviendas

Eine Änderung braucht eine auffindbare Spur

Wenn du andere Armaturen auswählst oder eine zusätzliche Leitung nötig wird, aktualisiere den vereinbarten Stand schriftlich. Die Ergänzung sollte erkennen lassen, welche Leistung ersetzt, gestrichen oder hinzugefügt wird und welche Preis- und Ablaufwirkung vereinbart wurde. Bewahre die Freigabe mit dem ursprünglichen Angebot auf, statt nur eine neue Endsumme zu speichern.

Trenne dabei abgerechnete und bezahlte Beträge. Eine Rechnung allein beweist nicht, dass Geld angekommen ist; ein Überweisungsbeleg erklärt ohne Bezug wiederum nicht unbedingt den Leistungsumfang. Verknüpfe die Vorgänge eindeutig. Das hilft besonders, wenn mehrere Rechnungen, Teilzahlungen und Materialbestellungen zeitlich ineinandergreifen.

• Angenommenes Angebot und zugehörige Planfassung sichern.
• Änderungen mit Umfang und vereinbarten Folgen ablegen.
• Rechnungen den jeweiligen Leistungen zuordnen.
• Zahlungsnachweise mit den Rechnungen verknüpfen.
• Lieferscheine und relevante technische Unterlagen ergänzen.

Offizielle Quelle: Comunidad de Madrid · Reformas del hogar: documentación y reclamaciones

Aus dem Papierstapel einen prüfbaren Stand machen

Lege eine übersichtliche Liste an: vereinbarte Leistung, aktuelle Fassung, Rechnung, Zahlung und noch offene Frage. Du musst dafür keine vollständige Buchhaltung erfinden. Es reicht zunächst, dieselbe Position in den verschiedenen Unterlagen wiederzuerkennen und Abweichungen zu markieren. Bitte die Firma anschließend um eine nachvollziehbare Erklärung oder Berichtigung.

Für einen Angebotsvergleich ist diese Vorbereitung ebenfalls nützlich. Übertrage vergleichbare Positionen in eine Tabelle, statt nur Dokumentensummen gegenüberzustellen. Ein Vergleichswerkzeug kann Unterschiede im tabellarischen Material sichtbar machen. Ob eine Klausel rechtlich wirkt oder eine Steuerangabe zutrifft, muss bei Bedarf die dafür zuständige Fachperson beurteilen.