Presupuesto, proforma, factura: qué estás aceptando al reformar en España

Cinco palabras que conviene distinguir

Presupuesto es la propuesta económica y de trabajos. Puede detallar cantidades, materiales, plazos previstos y exclusiones. Contrato es el acuerdo que recoge las obligaciones de las partes; no debes suponer que solo existe un compromiso cuando aparece ese título en un documento firmado. Aceptar una oferta también puede tener relevancia contractual.

Proforma es un documento informativo sobre una operación prevista, no la factura fiscal. Factura identifica y documenta la operación conforme a los requisitos que le correspondan. Albarán deja constancia de una entrega, normalmente de materiales. Si firmas uno, revisa qué se ha recibido y anota las incidencias observadas; no equivale por sí solo a aceptar toda la reforma.

Fuente oficial: AEAT · Facturas proforma y documentos preparatorios · BOE · Reglamento de obligaciones de facturación

Lo hablado debe poder reconocerse en lo escrito

Antes de aceptar, comprueba que la propuesta recoge lo que entendiste durante la visita. «Reforma completa» puede ocultar diferencias sobre demoliciones, preparación, instalaciones, acabados o limpieza final. Aclara también quién suministra cada producto y qué ocurre si el modelo elegido no está disponible. Adjunta los planos y referencias con una identificación inequívoca.

Si manejas dos versiones lingüísticas, acuerda su relación y qué redacción regirá en caso de discrepancia antes de comprometerte. Pide explicación de términos desconocidos y revisión independiente cuando la importancia del encargo lo aconseje. Una traducción ayuda a comprender, pero no resuelve una contradicción entre cantidades, exclusiones y anexos.

Fuente oficial: BOE · Código Civil: consentimiento y contratos

No todos los importes impresos cumplen la misma función

Cuando recibas un documento, relaciónalo con el encargo: qué parte de la obra cubre, a qué versión responde y si corresponde a un anticipo, un avance o el cierre. El nombre comercial de la empresa debe permitir identificar a quien contratas. Investiga las discrepancias antes de realizar un pago, especialmente si los datos cambian.

Esta comparación sirve para ordenar preguntas. No convierte un formato determinado en válido ni sustituye la revisión de los requisitos de facturación aplicables.

Fuente oficial: AEAT · Facturas proforma y documentos preparatorios · BOE · Reglamento de obligaciones de facturación · Comunidad de Madrid · Reformas del hogar: documentación y reclamaciones

Pregunta por el impuesto antes de comparar totales

Cuando la operación esté sujeta a IVA, no se aplica un único tipo a cualquier reforma por hacerse en una vivienda. La Agencia Tributaria, AEAT, explica las condiciones para aplicar el tipo reducido: pueden importar el uso particular de la vivienda, su antigüedad desde la construcción o rehabilitación y la aportación de materiales por quien realiza la obra. Pide que la empresa justifique el tratamiento que corresponde a tu operación; ser propietario extranjero no decide el tipo aplicable.

Comprueba si el presupuesto muestra impuestos incluidos o separados y si las ofertas utilizan la misma base. Confirma el impuesto correspondiente al lugar: no traslades automáticamente el IVA a Canarias, Ceuta o Melilla. Cuando los trabajos cambien, revisa su efecto fiscal. Si tienes dudas, consulta a un asesor sobre la operación antes de aceptar el cálculo.

Fuente oficial: AEAT · IVA de las obras de renovación o reparación de viviendas

Guarda una historia que se pueda seguir

Cada modificación debería dejar un rastro claro: propuesta, motivo, efecto en precio y calendario, y aceptación. Basta con que otra persona pueda reconstruir lo acordado sin buscar entre mensajes contradictorios. Conserva justificantes bancarios y recibos relacionados con sus documentos correspondientes: una factura no acredita por sí sola que se haya pagado.

Una carpeta ordenada resulta útil durante la obra y al revisar lo que queda pendiente. Separa la documentación vigente de versiones anteriores, que también conviene conservar identificadas.

• Oferta aceptada, contrato y anexos identificados.
• Cambios aprobados con su valoración y fecha.
• Facturas y justificantes de cada pago.
• Albaranes relevantes y sus incidencias.
• Documentación de instalaciones y acuerdos de entrega.

Fuente oficial: Comunidad de Madrid · Reformas del hogar: documentación y reclamaciones

Antes de pagar, relaciona documento y trabajo

El pago debería poder asociarse a lo pactado. Comprueba qué hito o concepto lo justifica y qué documentos deben entregarse en ese momento. No existe una secuencia de pagos que sirva obligatoriamente para todas las reformas. Pacta la correspondiente a tu encargo y pide aclaración si una solicitud no coincide con ella.

Si ya has aceptado una propuesta y descubres una duda importante, no des por hecho que puedes ignorarla sin consecuencias. Reúne la documentación y busca asesoramiento sobre ese compromiso. Para una nueva contratación, el mejor momento de preguntar sigue siendo antes de responder «acepto» o entregar un anticipo.